DEFA Group полностью перешла на ЭДО

С 2020 года DEFA Group полностью переходит на электронный документооборот.

Бумажный документооборот изживает себя. Бумажные документы теряются у поставщика, при доставке покупателю, у самого покупателя. Поэтому приходится распечатывать, подписывать (при этом подписант не всегда на месте, нет доверенности и т.д.) и отправлять почтой, экспресс-почтой, курьером документы повторно. На все это уходят ресурсы: временные, финансовые, трудозатраты персонала.

В июле 2019 году DEFA Group приняла решение отказаться от бумажного документооборота и полностью перейти на электронный (ЭДО). Оператором ЭДО был выбран «Контур-Диадок».

Специалисты DEFA Group выделяют следующие положительные бизнес-эффекты от перехода на ЭДО:

1) Оперативность обмена документами с поставщиками: быстрое получение и отображение в учетной системе. Нет необходимости разбирать, архивировать бумажные документы и далее хранить их в архиве, т.к. документы в электронном виде хранятся у оператора ЭДО.

2) Снижение риска потери документов.

3) Исключение риска ошибки в документах или их подделки.

4) Снижение риска некорректного отражения документов в отчетах, исключение несоответствия документов между поставщиком и покупателем и, таким образом, снижение риска получения запросов и штрафов от МИФНС.

5) Оптимизация трудозатрат бухгалтера: не нужно тратить время на визиты в МИФНС.

6) Удобство поиска информации при запросе из МИФНС

Отдельно отметим следующие изменения в законодательстве:

• все субъекты малого предпринимательства будут обязаны сдавать отчетность за 2020 год электронно;

• уже в марте наступающего 2020 года компании с численностью более 10 сотрудников должны отчитываться по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ электронно. Т.е. таким компаниям необходимо в короткие сроки оформить ЭЦП (электронно-цифровую подпись) и заключить договор с оператором передачи данных в МИФНС.

«Мы стремимся максимально соответствовать требованиям времени в вопросах технологичности и внедрения инноваций. Переход на электронный документооборот – это один из этапов цифровой трансформации компании Defa. Кроме очевидных преимуществ перехода на ЭДО, таких как оптимизация бизнес-процессов, человеческих ресурсов, времени, транспортных расходов, такой подход в ведении бизнеса, на мой взгляд, наиболее «экологичный». Мы сокращаем использование бумаги в десятки раз. Я надеюсь, что все наши партнеры и клиенты последуют нашему примеру», - комментирует Валентина Лысенко, директор по развитию бизнеса DEFA Group.